Feliz día,
Dentro de la metodología LSS (aquí puedes consultar otro artículo al respecto para entender su significado), encontramos un análisis del proceso del trabajo llamada metodología “Kaizen”. Esta filosofía de trabajo promueve la mejora continua dentro de los procesos de una empresa. Su origen es japonés, y se basa en la simbiosis de dos formas de trabajo: “KAI” (que significa cambio) y “ZEN” (que significa bueno).
Hacer un “Kaizen” dentro de una compañía es una metodología de mejora que cada vez está más extendida. En periodos cortos de días y con un grupo de trabajo específico que congrega a trabajadores de distintos departamentos (para aportar distintas visiones y, a la vez, estando todos relacionados de manera directa e indirecta con el proceso que se pretende mejorar), se establece un “Kaizen” que, tal y como demuestra la práctica, resulta siempre en conseguir los objetivos pretendidos en poco tiempo y de manera efectiva.
Como decíamos, esta metodología de mejora consigue en muy poco tiempo resolver grandes problemas. Sin embargo, esto no significa que haya que desdeñar otras vías de mejora dentro del LSS, ya que los proyectos desarrollados a través de DMAIC son también aplicativos si la naturaleza de la mejora que se pretende conseguir así lo exige y permite un periodo de tiempo más prolongado.
Kaizen: su origen es japonés, y se basa en la simbiosis de dos formas de trabajo: “KAI” (que significa cambio) y “ZEN” (que significa bueno)
En este artículo nos centraremos en una fase del “Kaizen” que resulta muy útil a la hora de allanar el camino de mejora. Estamos hablando de la eliminación de los “Wastes” o deshechos o pasos que se suelen realizar porque nadie antes se planteó si eran realmente necesarios hacerlos o no y que, en la práctica, no aportan absolutamente nada y, por eso, se hace necesario identificarlos y eliminarlos del proceso. Lo cierto es que la mayoría de los “Wastes” que se generan nacen por la forma específica de trabajar de un trabajador en concreto que, por estar acostumbrado a hacerlo así, lo ha incorporado dentro de su dinámica de trabajo sin plantearse realmente, si ese paso aporta o no un valor dentro del proceso de trabajo. La labor del “Kaizen” es identificarlos y eliminarlos.
Principalmente hay 8 “Wastes”. Analizaremos los 4 primeros y dejaremos la otra mitad para el siguiente artículo:
La configuración de los 8 “Wastes” principales, tomando su traducción del Inglés (el lenguaje universal de los negocios) es “DownTime” (palabra muy apropiada que podríamos traducir como tiempo de inactivad o tiempo en el que estamos haciendo algo que, realmente, no está aportando un valor real y significativo dentro del proceso del trabajo). Analicemos la palabra “Down” o los 4 primeros “Wastes”:
D: “Defects”: Defectos; errores generados dentro del proceso que se realizan y que luego llegan a generar más errores por contener en origen información inexacta o errónea. Principalmente recoge los siguientes puntos:
- Información inexacta.
- Información compilada de manera completa pero que contiene errores.
- Información completa pero que se ha generado en un orden incorrecto o mezclando los datos.
O: “Over Production”: Sobre Producción; Pasos dentro del proceso de trabajo que se han generado pensando que son necesarios para llegar a la siguiente fase. Principalmente recoge los siguientes puntos:
- Construcción de informes que realmente no son necesarios.
- Procesando papeleo y documentación sin evaluar si conocer esa información es realmente necesario.
- Compilación de información de manera excesiva con detalles adicionales que no aportan nada para la consecución del proceso.
W: “Waiting”: Tiempo de espera; Desde que se comienza el proceso hasta que se termina se establece una franja de tiempo. Dicha franja de tiempo frecuentemente es más elevada debido a tiempos muertos de espera que se generan. Principalmente recoge los siguientes puntos:
- Los sistemas informáticos implicados en el proceso de trabajo no funcionan bien o no son capaces de aportar toda la información necesaria (por lo que se genera trabajo manual) y, como consecuencia, generan tiempos de espera.
Los “Wastes” son los deshechos o pasos que se suelen realizar porque nadie antes se planteó si eran realmente necesarios hacerlos o no y que, en la práctica, no aportan absolutamente nada y, por eso, se hace necesario identificarlos y eliminarlos del proceso
- El siguiente paso del proceso depende de aprobaciones de otros departamentos.
- Hay información sensible que debe de aportar el cliente u otras compañías afiliadas al proceso.
N: “Non-Utilized Resources”: Recursos útiles no utilizados en el proceso de trabajo; Quizás no se esté utilizando a las personas más indicadas dentro de la compañía para realizar ese trabajo o parte del mismo, así como los sistemas informáticos que pudieran acelerar el mismo. Principalmente recoge los siguientes puntos:
- Incapacidad para utilizar los recursos más apropiados por no haber implementado sistemas actualizados ya sean humanos o informáticos.
- Desconocimiento de talentos o habilidades de trabajadores que podrían estar desarrollando ese proceso y actualmente se les está utilizando para otros menesteres.
- Creación de soluciones proactivas que identifiquen qué recursos se pueden utilizar más apropiadamente según el proceso que se deba realizar.
Como vemos, estos primeros 4 “Wastes” son capaces de identificar pasos dentro del proceso que no aportan un valor real y efectivo dentro del sistema de trabajo. Muchos de ellos se suelen generar con el paso del tiempo por falta de control. Quizás al principio el proceso de trabajo se concibió de manera apropiada pero, el implacable paso del tiempo y la falta de supervisión, fue introduciendo en los mismos elementos que crearon nuevos eslabones en la cadena del proceso hasta convertirlo en un sistema ineficaz. Hacer este tipo de ejercicio cada cierto tiempo nos permitirá mantener un control que sea capaz de mantener la efectividad.
En el próximo artículo analizaremos los “Wastes” que encontramos en la palabra “Time”.
Un afectuoso saludo
Enrique Castellanos Rodrigo
