A continuación, presentamos la transcripción del podcast “La licitación electrónica en España”. En concreto el podcast dedicado al tema de “El Proceso Administrativo” del Contratista que quiere licitar en el Sector Público.
El podcast tiene como objetivo el análisis de la Licitación Electrónica en España en la Contratación Pública y Privada desde la posición del Contratista. La base documental del podcast (generado por IA) es el Blog de Contratación Pública del autor.
Transcripción del podcast basado en el artículo “El Proceso Administrativo”:
[Orador 1]
Bienvenidos a una nueva inmersión profunda en la contratación pública. Hoy nos adentramos en el mundo de las licitaciones electrónicas en España. Ya sabemos que, a veces, la burocracia puede ser un poco rollo.
[Orador 2]
Un rollo total. En esta ocasión vamos a intentar desmenuzar un extracto del artículo que nos va a ayudar a comprender cómo funciona este nuevo sistema y cómo intenta simplificar todo el proceso de participación en licitaciones públicas.
[Orador 1]
Y efectivamente, el objetivo es que cuando terminemos esta inmersión te sientas mucho más seguro navegando por el marco legal y los pasos a seguir para poder participar. Por tanto, imagínate poder acceder a nuevas oportunidades de negocio con el sector público de una forma más ágil y transparente.
[Orador 2]
Más fácil, sí. ¿Qué te parece? Suena bien. Para empezar, me ha llamado la atención cómo la ley de contratación del Sector Público enfatiza la transparencia y la simplificación de los procesos.
[Orador 1]
Sí, y esto tiene especialmente un impacto muy positivo para las pymes. Es que es muy importante que todas las empresas tengan igualdad de oportunidades en la participación de la contratación pública.
[Orador 2]
Casi parece que quieren hacer una revolución administrativa.
[Orador 1]
Bueno, la palabra Revolución, quizás sea una palabra un poco exagerada. Pero sí que existe un fuerte impulso por el cambio. La idea es crear un sistema de contratación pública más eficiente, transparente e íntegro.
[Orador 2]
Y no sólo beneficia a las Pymes. Claro. Todos los que participan se benefician.
[Orador 1]
Incluidas las grandes empresas y las propias autoridades. ¿Cómo se traduce esto en beneficios concretos? Pongamos por ejemplo: pensemos en una empresa que nunca ha participado en una licitación pública. Pues mira, para una empresa que se inicia en este mundo, la simplificación de los procedimientos significa menos papeleo.
[Orador 2]
Ajá. Procesos más rápidos. Más agilidad.
[Orador 1]
Y, por lo tanto, mayor acceso a oportunidades de negocio con el sector público. Antes la burocracia podía ser un obstáculo enorme.
[Orador 2]
Ya, especialmente para las pequeñas empresas. Totalmente de acuerdo. Y, hablando de simplificar procesos, el artículo resalta menciona la declaración responsable.
[Orador 1]
Sí. Este documento se ha convertido en un elemento clave.
[Orador 2]
Suena importante. De hecho, la declaración responsable es una herramienta que busca agilizar el proceso al sustituir o complementar el documento europeo único de contratación.
[Orador 1]
Sí, en ciertos casos es posible. Básicamente permite a las empresas declarar que cumplen con todos los requisitos sin tener que presentar montañas de documentos.
[Orador 2]
Entiendo. Esto no sólo reduce la carga administrativa, claro, sino que también está en línea con las directivas europeas para armonizar las prácticas de contratación pública.
[Orador 1]
Es como una declaración jurada que dice, oye cumplo con todo, confía en mí. Pero, aunque se busca la simplicidad, me imagino que las empresas aún deben cumplir con ciertos requisitos.
[Orador 2]
Por supuesto. Simplicidad no significa falta de rigor. Las empresas que quieran participar en licitaciones electrónicas deben demostrar que cumplen con ciertos criterios esenciales, que se dividen en dos áreas principales.
[Orador 1]
Ya sé, te refieres al cumplimiento general de los estándares de calidad y los criterios específicos de aptitud. Dos áreas que son bastante amplias. Vamos a desgranarlas un poco más.
[Orador 2]
De acuerdo, porque dudo que se trate sólo de tener una buena empresa.
[Orador 1]
Exacto. Empecemos por la primera; Calidad y cumplimiento. ¿Qué tipo de requisitos entran en esta categoría? Aquí es donde las empresas a veces se encuentran con sorpresas.
[Orador 2]
No se trata sólo de ofrecer un buen producto o servicio, sino de demostrar que se cumplen con una amplia gama de normativas. ¿En qué sentido? En materia de seguridad, salud, diversidad, conciliación y medio ambiente. Y esto sí que es abarcar mucho.
[Orador 1]
Para entenderlo, podemos dar algunos ejemplos concretos de certificaciones o documentación que las empresas necesitan. Por ejemplo, en materia de medio ambiente, por las empresas deben cumplir con las normas ISO, como la 9001, la 14001, la 45001. En seguridad y salud deben tener planes de prevención de riesgos laborales y seguros de responsabilidad civil.
[Orador 2]
Ya veo. Es interesante cómo estos requisitos reflejan valores y expectativas sociales más amplias.
[Orador 1]
Sí, no se trata sólo de cumplir la ley, sino de contribuir a un entorno laboral más justo y sostenible. Y aquí surge la pregunta, ¿qué pasa con la diversidad y la conciliación? ¿Qué tipo de documentación se requiere en ese ámbito? En ese caso, las empresas deben contar con planes de igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres.
[Orador 2]
Y demostrar que cumplen con la cuota de contratación de personas con discapacidad y proporcionar datos sobre el porcentaje de contratos temporales y de mujeres empleadas en su plantilla. Así que, no sólo se trata de lo que la empresa produce, sino también de cómo lo produce y quién lo produce.
[Orador 1]
Realmente es un examen muy exhaustivo de la capacidad y aptitud de la empresa para poder contratar en el sector público. Y, por último, en esta área, ¿qué pasa con la calidad del producto o del servicio en sí? Recordemos que las empresas deben proporcionar una justificación técnica detallada de lo que ofrecen, demostrando que cumple con los estándares de calidad exigidos para el contrato en cuestión.
[Orador 2]
Tiene sentido. No puedes simplemente decir, mi producto es bueno y esperar que te crean.
[Orador 1]
Claro que no. Ahora bien, llegados a este punto, pasemos a la segunda área: La llamada Aptitud. ¿En qué consiste exactamente? Aquí la clave es demostrar que la empresa está legal y financieramente capacitada para contratar con el sector público.
[Orador 2]
Es decir, que no sólo cumples con los requisitos de calidad, sino que también eres una empresa sólida y confiable desde el punto de vista de tu balance financiero. Es como decir, vale, tienes un buen producto, pero puedo confiar en que vas a cumplir con el contrato.
[Orador 1]
Exacto. Y aquí es donde entra en juego el artículo 65 de la ley y el importantísimo ROLECE; El Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado y que pueden licitar en el sector público.
[Orador 2]
Para muchos, un nombre que puede sonar intimidante. ¿Podemos explicar un poco más sobre su función? ¿Y por qué es tan importante estar registrado?
[Orador 1]
El ROLECE es como un carnet de identidad. Para las empresas que quieran trabajar con la administración pública es obligatorio tenerlo.
[Orador 2]
Es una base de datos centralizada que acredita que cumples con las condiciones de aptitud para contratar con el sector público. Estar registrado en el ROLECE facilita enormemente la participación en licitaciones, ya que agiliza la acreditación y evita tener que presentar la misma documentación una y otra vez.
[Orador 1]
Suena que ahorra mucho tiempo y papeleo. ¿Y qué tipo de información deben proporcionar las empresas para registrarse en el ROLECE? Deben proporcionar información detallada sobre su personalidad jurídica, capacidad de obrar, autorizaciones, solvencia económica y técnica, su clasificación empresarial y las facultades de sus representantes. Es un proceso que requiere atención al detalle durante su presentación en la administración pública competente.
[Orador 2]
Ya me imagino. Y hablando de detalles, ¿hay alguna otra sorpresa que las empresas deban tener en cuenta en cuanto a requisitos a nivel regional?
[Orador 1]
Sí. Es importante destacar que algunas comunidades autónomas tienen sus propios registros de licitadores. Así, por ejemplo, en Cataluña se exige el RELIC, Registro de empresas licitadoras y clasificadas de Cataluña (RELIC).
[Orador 2]
Vaya, así que, además del ROLECE, las empresas deben estar atentas a los requisitos específicos de la región donde quieran participar en licitaciones. Parece que la organización y la gestión documental son claves en este proceso.
[Orador 1]
Sin duda, un buen sistema de gestión documental puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso a la hora de participar en licitaciones electrónicas.
[Orador 2]
Definitivamente. Y precisamente hablando de documentación, o del alcance de la documentación, como lo llama el artículo, recordemos que este es un aspecto crucial en las licitaciones electrónicas. El artículo 339 de la ley enumera cinco categorías de documentos que las empresas deben tener preparadas.
[Orador 1]
Cinco categorías; eso suena a que vamos a necesitar un archivo documental empresarial bastante grande. ¿De qué tipo de documentos estamos hablando?
[Orador 2]
Estamos hablando de documentos relativos a la personalidad y capacidad de obrar de la empresa. Los que acreditan las facultades de sus representantes, las autorizaciones profesionales, los datos de solvencia económica y financiera, y cualquier otro dato relevante para la contratación pública.
[Orador 1]
Entiendo. Básicamente todo lo que demuestre que la empresa es quien dice ser y que tiene la capacidad de hacer el trabajo y está en buena situación financiera. Pero ¿cuándo se solicita toda esta documentación? ¿Hay que enviarlo todo al principio o pueden pedirlo más adelante?
[Orador 2]
Esa es una pregunta muy importante. El órgano de contratación puede solicitar estos documentos tanto durante la presentación de la oferta inicial como después de la preadjudicación, si llegan a la fase final del proceso. O sea, que hay que estar preparados para proporcionar cualquier documento en cualquier momento.
[Orador 1]
Supongo que tiene sentido, ya que quieren asegurarse de que la empresa seleccionada realmente cumple con todos los requisitos. Imagino que este nivel de detalle en la documentación busca garantizar una selección justa y transparente del licitador más adecuado, evitando sorpresas desagradables más adelante.
[Orador 2]
Correcto. Ahora pasemos a un tema que quizás sea un poco más intimidante para las empresas que no están familiarizadas con este sistema: La plataforma de licitación electrónica.
[Orador 1]
¿Podrías contarnos un poco más sobre cómo funciona?
[Orador 2]
Claro que sí. La plataforma de contratación del sector público es la plataforma centralizada a nivel estatal. Se puede acceder a ella a través de la sede electrónica del Ministerio de Hacienda. Es bastante intuitiva y ofrece una gran cantidad de información sobre licitaciones en curso.
[Orador 1]
Suena bien, pero ¿hay una única plataforma para toda España o cada comunidad autónoma tiene la suya propia? Por lo que sé la plataforma de contratación del sector público es la principal a nivel nacional y que prácticamente todas las comunidades autónomas también disponen de sus propias plataformas para licitaciones de ámbito regional. Entonces una empresa que quiera participar en licitaciones en varias comunidades autónomas tendría que familiarizarse con diferentes plataformas. ¿Hay algún recurso o herramienta que les pueda ayudar a este panorama digital?
[Orador 2]
Por supuesto, la propia plataforma de contratación del sector público ofrece manuales, guías y tutoriales para facilitar su uso. Además, existen empresas especializadas que brindan servicios de consultoría y apoyo en la gestión de licitaciones electrónicas. No estás solo en este viaje.
[Orador 1]
Me alegra saberlo. Ahora supongamos que una empresa ya se ha familiarizado con la plataforma y ha encontrado una licitación que le interesa. ¿Cuáles son los pasos para presentar una oferta? El primer paso y quizás el más importante es obtener un certificado digital, ¿verdad?
[Orador 2]
Es esencial para cualquier trámite online con la administración pública y las licitaciones electrónicas no son una excepción. El certificado digital es ese viejo amigo que a veces nos da algún que otro dolor de cabeza pero que es imprescindible en el mundo digital actual.
[Orador 1]
Muy bien. Entonces, una vez que la empresa dispone del certificado digital puede registrarse en la plataforma, buscar las licitaciones que le interesen y descargar los pliegos de condiciones.
[Orador 2]
Los pliegos de condiciones son la biblia de la licitación. Ahí es donde se detallan todos los requisitos, plazos y criterios de valoración.
[Orador 1]
Así es por lo que es fundamental que la empresa estudie detenidamente los pliegos de condiciones para asegurarse de que cumple con todos los requisitos y de que su oferta es competitiva. Una vez que ha elaborado su oferta, la firma digitalmente y la presenta a través de la plataforma. Y a partir de ahí queda esperar con los dedos cruzados.
[Orador 2]
Y ¿Qué ocurre después de la presentación de las ofertas? ¿Cómo se gestiona el proceso de evaluación? Imagino que, tras el cierre del plazo de presentación de ofertas, el órgano de contratación procede a la apertura de las ofertas y a su evaluación. Y que esta evaluación se realiza en base a los criterios de adjudicación establecidos en adivina dónde.
[Orador 1
No, tranquilo, eso está muy claro: es en base a los pliegos de condiciones, claro. Yo ya me estoy familiarizando con la jerga.
[Orador 2]
Y es importante recordar que estos criterios no se basan únicamente en el precio. También se valoran aspectos como la calidad de innovación o la sostenibilidad. La verdad es que este viaje me está gustando.
[Orador 1]
Fino; no se trata sólo de ser el más barato, sino de ofrecer la mejor propuesta en general. Una misión más integral en el conjunto de factores decisivos en la contratación pública.
[Orador 2]
Precisamente, la ley de contratos del sector público busca promover una contratación pública que no se limite a buscar el precio más bajo, sino la mejor relación calidad precio. Teniendo en cuenta factores sociales y medio ambientales. Pues es una excelente noticia para las empresas que apuestan por la calidad y la sostenibilidad.
[Orador 1]
Ahora, ¿qué ocurre una vez finalizado el proceso de evaluación? ¿Cómo se comunica la decisión a las empresas? La decisión del órgano de contratación se publica en la plataforma de contratación y se notifica a todas las empresas participantes. La empresa adjudicataria del contrato recibe la notificación formal de adjudicación y se procede a la formalización del contrato. Y con la firma de contrato se da por finalizado el proceso de licitación electrónica.
[Orador 2]
Un largo camino recorrido; desde la búsqueda de la licitación hasta la firma del contrato.
[Orador 1]
Después de considerar los pormenores del proceso administrativo, ¿Qué consejos podríamos dar a las empresas que se inician en este mundo? Para mí, el primer consejo es informarse bien sobre el funcionamiento del sistema licitación electrónica. Familiarícese con la plataforma, sus herramientas, los requisitos, con todo lo que implica. No tengas miedo de pedir ayuda si la necesitas.
[Orador 2]
Es como aprender a conducir. La autopista digital puede ser rápida y eficiente, pero hay que conocer las reglas de la carretera.
[Orador 1]
Una analogía perfecta. Otro consejo; la clave es contar con un buen sistema de gestión documental. Tener toda la documentación necesaria a mano y en orden puede ahorrarte muchos dolores de cabeza. Así, organización ante todo, por favor.
[Orador 2]
No queremos perdernos en un mar de papeles digitales. Y, por último, pero no menos importante, hay que ser proactivo.
[Orador 1]
Sí, no esperes a que las licitaciones lleguen a ti. Busca activamente las oportunidades que mejor se ajusten a tu perfil y especialidad. Buscar, encontrar y conquistar.
[Orador 2]
Me encanta esa actitud. Y con este espíritu proactivo cerramos la segunda parte de nuestra inmersión en las licitaciones electrónicas en España. Hemos explorado la plataforma, el proceso de presentación de ofertas y hemos recordado algunos consejos útiles para las empresas que se inician en este mundo.
[Orador 1]
Y ahora en la tercera parte de nuestra inmersión nos vamos a sumergir en un tema que siempre genera mucho interés: Los retos y las oportunidades que este nuevo sistema de licitaciones electrónicas presenta para las empresas.
[Orador 2]
Exacto. Hemos explorado el qué, el cómo, pero ahora toca analizar el para qué y el hacia dónde. Empecemos por los retos.
[Orador 1]
¿Cuáles son los principales obstáculos que enfrentan las empresas en este nuevo escenario digital? Uno de los retos más evidentes y que ya hemos mencionado en parte es la adaptación a la plataforma tecnológica. Para muchas empresas, especialmente las Pymes que ya no tienen tantos recursos, familiarizarse con la plataforma, obtener el certificado digital, gestionar la documentación en formato electrónico, todo esto, puede ser un verdadero reto.
[Orador 2]
Sí, puede ser un proceso abrumador. Es como si tuvieran que aprender un nuevo idioma, ¿no? El idioma de la administración digital.
[Orador 1]
Y no sólo se trata de aprender las palabras, sino de entender la gramática, la sintaxis, la lógica del sistema. Requiere un cambio de mentalidad.
[Orador 2]
Sí, una nueva forma de pensar y de organizar los procesos internos. Un cambio de chip digital. Y además de este reto tecnológico, ¿qué otros desafíos se presentan? Otro reto importante y que no podemos pasar por alto es la competencia.
[Orador 1]
Claro, la plataforma de licitación electrónica abre las puertas a un mercado mucho más amplio. Ahora empresas de toda España e incluso del extranjero pueden competir por los mismos contratos.
[Orador 2]
Es como un coliseo digital donde gladiadores de todos los rincones luchan por la gloria. Las empresas españolas deben estar preparadas para enfrentarse a una competencia más feroz que nunca.
[Orador 1]
Sin duda. La competencia exige a las empresas ser más eficientes, más innovadoras, más competitivas en términos de precio y calidad. Y esto, aunque puede parecer un desafío, también es una gran oportunidad.
[Orador 2]
Me gusta esa perspectiva. Y, hablando de oportunidades, ¿cuáles son las ventajas que ofrece la licitación electrónica a las empresas? Para mí, la principal ventaja y la que realmente impulsa este cambio es el acceso a un mercado más amplio y transparente. La plataforma electrónica elimina las barreras geográficas y reduce la opacidad que a veces existía en los procesos de contratación tradicionales. Esto permite a las empresas grandes o pequeñas competir en igualdad de condiciones.
[Orador 1]
Es como democratizar la contratación pública, ¿no? Dar a todos una oportunidad justa. Y, además de la transparencia y la accesibilidad, la licitación electrónica también impulsa la eficiencia y la agilidad en los procesos.
[Orador 2]
La gestión digital de la documentación, la comunicación online con el órgano de contratación, la reducción de los plazos… como bien dices, todo esto contribuye a una mayor rapidez y eficacia en la gestión de las licitaciones. Adiós a las montañas de papel, a los correos certificados que se pierden y a las largas esperas delante de una ventanilla de un organismo público.
[Orador 1]
Eso es. La era digital llega a la contratación pública. Y eso es una buena noticia para todos.
[Orador 2]
Totalmente de acuerdo. Y esta mayor eficiencia permite a las empresas dedicar más tiempo y recursos a lo que realmente importa. A ofrecer productos y servicios de calidad, innovar y crecer.
[Orador 1]
Es decir, que la licitación electrónica, además de abrir puertas a nuevos mercados, también libera a las empresas de tareas administrativas que consumen mucho tiempo y recursos. Les permite sentarse en su “business target”.
[Orador 2]
Sí, en lo que realmente saben hacer. La verdad es que es fascinante.
[Orador 1]
Y mirando hacia el futuro, ¿qué tendencias se perfilan en el ámbito de la contratación pública digital? ¿Hacia dónde se dirige este barco? Yo miro el horizonte y pienso que el futuro es prometedor. Una de las tendencias más claras es la apuesta por la inteligencia artificial y el “big data”. Estas tecnologías se están utilizando para automatizar tareas, analizar datos y predecir patrones en las licitaciones.
[Orador 2]
Lo que permite a las empresas tomar decisiones más estratégicas. Lo podríamos denominar como la era de las licitaciones inteligentes. Y, aunque suena a ciencia ficción, esto ya es una realidad y que ya está aquí.
[Orador 1]
Sí, y no se detiene ahí. También se está trabajando en la integración de “blockchain” en los procesos de contratación pública.
[Orador 2]
Y, de hecho, la idea es aumentar la transparencia y la seguridad y reducir el riesgo de fraude. El “Blockchain” al rescate de la transparencia. Parece que el futuro de la contratación pública digital es un terreno fértil para la innovación.
[Orador 1]
Sin duda. La clave para las empresas es adaptarse a estos cambios.
[Orador 2]
Claro, y aprovechar las nuevas tecnologías y buscar constantemente la excelencia. Un mensaje inspirador para cerrar nuestra inmersión en el mundo de las licitaciones electrónicas en España. Hemos navegado por las leyes, los procesos, los retos y las oportunidades.
[Orador 1]
Y creo que ahora tenemos una visión mucho más clara de este nuevo escenario digital. Esperamos haber proporcionado a nuestros oyentes las herramientas necesarias para navegar por este mundo con confianza y optimismo. Y quién sabe, quizás en un futuro cercano veamos a muchas de estas empresas triunfando en el coliseo digital de las licitaciones electrónicas.
[Orador 2]
Gracias por acompañarnos en esta inmersión y hasta la próxima.
