El presente manual resumido es de la organización de una empresa de agua y tiene como propósito dar a conocer las responsabilidades en cada una de las áreas que lo integran; el manual es un medio para familiarizarse con la estructura orgánica, atribuciones, objetivos y funciones que realizan cada uno de los departamentos que la integran. Sirva el presente manual de igual forma para dar algunos criterios sobre temas aquí tratados.
Es necesario recordar que los acueductos, cloacas y alcantarillado son servicios públicos prestado con la finalidad de satisfacer las necesidades fundamentales de la sociedad sin las cuales sería imposible mantener la habitabilidad de la población. La organización que asume la responsabilidad de administrar un sistema de abastecimiento, distribución de agua potable, el saneamiento y el drenaje de una ciudad, adquiere un gran compromiso con el Estado y con las comunidades que están confiando en ellas la salud de sus familias.
En esencia, el agua es indispensable para la vida, sin embargo, es también la causa de enfermedades infectocontagiosas que provocan la muerte de muchos menores y de adultos mayores. Esta es la razón de que la tarea de abastecer de agua a la comunidad sea un asunto de tanta responsabilidad. Pero esta responsabilidad debe ser compartida por las instituciones del Estado, las organizaciones y las familias.
Es por ello que se hace necesario proyectar una buena imagen del organismo, mediante la promulgación de los servicios que presta, realizar campañas divulgativas de tipo educativo que orienten al consumidor sobre el uso racional del agua y crear conciencia en la colectividad en el sentido de que el agua es un recurso vital, cuyo costo de producción y suministro son elevados. En consecuencia, el usuario debe cancelar oportunamente el servicio que recibe, para de esta manera mejorar, cuidar y mantener el servicio.
El administrador de un acueducto debe de estar familiarizado íntegramente con cada uno de los sistemas que conforman la estructura de un acueducto, ya sea de uno grande o pequeño. Las compañías, asociaciones o juntas administradoras de agua deben contar con el conocimiento y el personal necesario para dar el mantenimiento técnico al acueducto y controlar la cantidad y calidad del agua y su saneamiento. Para lograrlo necesita contar igualmente con recursos financieros.
Es aquí donde toma gran importancia que las familias, industria y organizaciones del Estado cumplan con sus compromisos de cuidar la infraestructura de sistema: tanques, tuberías y llaves entre otros, y de pagar, de acuerdo a la facturación suministrada, lo cual representa un precio justo por el servicio que se les está dando. Por último, han de respetar las disposiciones técnicas y legales en cuanto al uso y manejo de los recursos naturales en zonas de cuenca, fuentes de agua y cercanías del sistema de abastecimiento con el fin de evitar la contaminación del recurso hídrico y proteger así la salud de los seres vivos.
Este trabajo está dividido en 4 partes, en la 1 se refiere a la estructura del acueducto, en la 2 a lo relacionado con la parte técnica, en la 3 a lo relacionado con el mantenimiento de estos servicios y en la 4 a todo lo relacionado con embalse.
Estructura de un acueducto
A fin de lograr establecer cómo está estructurado fundamentalmente un acueducto, se debe enfocar en dos aspectos básicos en dicha estructura.
- Estructura física.
- Estructura administrativa.
Estructura física
- Cuenca hidrográfica: constituye la primera fuente de abastecimiento de agua para un acueducto, puede estar representada por un río, lago, mar, subsuelo y alguna veces estas fuentes son tomada como centro de actividad agrícola, pecuaria e industrial e inclusive para centro poblado, la cual influye en la calidad y cantidad del agua hasta hacerla inadecuada para consumo humano, es por ello que se hace necesario mantener un control estricto sobre estas actividad para preservar este recurso natural.
- Toma: Es el sitio donde se capta el agua cruda que servirá de alimentación a la planta de tratamiento.
- Sistema de aducción: es el conjunto de tubería que conducen el agua cruda desde la toma hasta la planta tratamiento.
- Planta de tratamiento: Es una estructura donde se realiza el tratamiento físico-químico y bacteriológico del agua, utilizando para para ello una serie de equipos, sustancia química y personal capacitado para garantizar la calidad del agua a distribuir bien sea por gravedad o por bombeo.
- Sistema de distribución: Son las tuberías que transportan el agua tratada, desde la planta a tratamiento hasta las zonas residenciales, comerciales e industriales.
- Sistema de aguas residuales: Es el conjunto de tubería que conduce el agua negra o servida, desde el sitio donde se produce hasta el lugar de descarga, bien sea una quebrada, como un caño, una planta de tratamiento.
- Sistema de alcantarillado: Es el conjunto de tubería que conduce el agua lluvia a su sitio de descarga.
- Sistema de tratamiento de aguas residuales: allí se efectúa un conjunto de operaciones y procesos utilizados para modificar las características de las aguas que se generan en el uso doméstico y la de uso industrial, para hacerla menos ofensiva al ambiente.
Estructura administrativa
Funciones
Esta estructura administrativa dependerá del tamaño del acueducto y la responsabilidad que tenga sobre otros acueductos ya sean grandes (mayores a 1.000.000 de habitantes), mediano (entre 100.000 y 1.000.000 de habitante y pequeños (5.000 hasta 100.000 habitantes), en cada nación y dependiendo la importancia jerárquica del acueducto cada dependencia puede tener nombre cada uno, por ejemplo, propuesto aquí:
Gerencia. subgerencia y departamento / gerencia general, gerencia, departamento, división y oficinas / Presidencia, departamento / Director general, dirección, división, sección. Dependiendo la importancia del acueducto puede crearse más dependencias.
De igual forma dependiendo la organización de cada país o composición de esta empresa se tiene que la Dirección General debe dar cuenta a:
- Al ministerio que tenga la responsabilidad del agua.
- Una oficina que centraliza a todas las oficinas de acueducto del país y esta al ministerio.
- Empresa creada por accionistas formada por la gobernación y los municipios del estado y que las acciones de esta compañía serán de acuerdo a la importancia de cada uno, en este caso es conveniente que el ministerio tenga acciones de esta compañía para solicitar recursos.
- Empresas mixtas donde un % es del gobierno y el resto privado siendo los privados tengan mayoría.
- Empresa totalmente privada.
El director General tendrá que dar cuenta de sus acciones y tendrá que cumplir con los requisitos que están impuestos al crear la empresa. De igual forma cualquiera que sea la alternativa de supervisión debe tener contacto muy estrecho con las autoridades políticas, tanto de la gobernación y alcaldía, porque es ellos a quienes les llegan los reclamos de la población.
Este organismo que se propone es para un acueducto grande que a su vez está integrada por otras direcciones, que son mencionadas a continuación, a medida que el acueducto es más pequeño se deben fusionar funciones, y en muchos casos la gerencia de proyecto, construcción y parte de mantenimiento. El acueducto principal le dará apoyo a los medianos y pequeños acueductos para su buen funcionamiento en todas sus dependencias .
Dirección general del acueducto
Su función principal es orientar el que hacer de la Institución en concordancia con las políticas generales definidas por el Poder Ejecutivo o la Junta Directiva, con las estrategias y políticas que por su propia iniciativa considere convenientes, así como ejercer las funciones administrativas que le sean complementarias.
Gerencia General
Responsabilidad
La Dirección general, deberá ejercer la dirección, administración y representación legal del acueducto, velar por el fiel cumplimiento de las leyes y contratos de la nación.
- Planificar, coordinar, dirigir, controlar y evaluar las actividades de las dependencias a su cargo.
- Presentar cuenta de la gestión a su nivel superior o a la asamblea de accionista dependiendo el caso.
- Presentar a la junta directiva o a la jerarquía superior para su aprobación las tarifas a cobrar a los clientes distribuida por clase de usuario.
- Presentar el anteproyecto de presupuesto antes las autoridades máximas.
- Formular, ejecutar, controlar y evaluar los planes operativos, presupuestarios y las modificaciones presupuestarias.
- Dirigir, coordinar y evaluar el cumplimiento de los planes y programas de los acueductos programado y aprobado por el estado, gobernación o programado por el organismo superior o junta directiva.
- Coordinar y decidir conjuntamente con los departamentos de Inspección, construcción y mantenimiento de los acueductos asignados.
- Coordinar y controlar las custodias de los ingresos, así como la cancelación de las obligaciones contraídas.
- Coordina y dirigir las relaciones entre organismo oficiales del estado donde se encuentre los acueductos.
- Resolver directamente y celebrar los contratos de estudios, proyectos, adquisiciones y construcciones cuyo valor no excedan el monto autorizado o que tengan autorización por escrito para realizar el contrato por encima del monto asignado.
- Coordinar con las distinta departamentos la buena marcha de cada uno de ellos.
- Coordinar y revisar la ejecución y programas de agua no contabilizada, y control automatizado del sistema de agua y administrativo.
Departamento de planificación
Responsabilidad
Esta dirección tiene bajo su responsabilidad la del velar por el cumplimiento de los programas o metas a seguir por este organismo, de igual forma tiene a su cargo la oficina del plan de presupuesto y control que viene a ser un instrumento de planificación por medio del cual se asignan los recursos materiales que demandan las diferentes unidades administrativas, para la ejecución de los programas contemplados en el plan operacional anual. Otra actividad que complementa la función del sistema de planificación sería la creación de organigrama que indiquen la jerarquía y actividades que realizan cada uno de los funcionarios adscritos al acueducto.
Funciones
- Presentar cuentan de la gestión al director general.
- Presentar proyecto de presupuesto programado de ingreso y gasto anual de someter a consideración de la dirección General.
- Supervisar y controlar el presupuesto o programa de ingreso y gasto de la dependencia del acueducto e informar al director General el comportamiento del mismo.
- Asesorar a la dirección lo relativo a la planificación programas de financiamiento y los programas de desarrollo en dicho acueducto.
- Evaluar la ejecución de los programas del acueducto.
- Velar el procedimiento electrónico de la información generada.
- Programar, elaborar con el sistema de información las estadísticas requeridas para las programaciones, control y evaluación del sistema.
- Analizar evaluar periódicamente en el grado de efectividad de las normas sistema procedimiento y método.
- Vigilar el cumplimiento de las disposiciones establecidas, en materia presupuestaria y de planificación, en las acciones realizadas por los órganos administrativos que conforman el Organismo.
- Coordinar la integración de los expedientes técnicos, modificaciones y adecuaciones presupuestarias del gasto de inversión.
- Coordinar la integración y presentación de los reportes de avances físicos financieros de obras del gasto institucional de inversión y corriente ante las instancias normativas correspondientes.
- Proponer los planes, programas y proyectos en materia hidráulica ante las instancias correspondientes para su autorización y/o validación.
- Participar en la elaboración del Plan Estatal de Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento.
- Participar en el seguimiento y evaluación del Plan Estatal de Agua Potable y Alcantarillado y Saneamiento, conjuntamente con autoridades Nacionales, Estatales y municipales.
- Participar en el seguimiento, con los organismos operadores municipales o intermunicipales en la planeación y gestión de financiamiento de obras.
- Coordinar la integración y presentación del Anteproyecto de Egresos del Organismo; con base en los programas y proyectos institucionales propuestos por los diferentes órganos administrativos, aplicando los criterios y lineamientos normativos que fije la autoridad hacendaria, para su presentación al Director General o por la junta directiva.
- Presentar al Director General, el Programa Operativo Anual, en materia de inversión de Programas de Acciones y la Cuenta de la Hacienda Pública, en su apartado de análisis funcional y presupuestal, competencia del Organismo.
- Establecer el seguimiento interno del Programa Operativo Anual del Organismo.
Departamento de Presupuesto
Responsabilidad
El planificar, dirigir, coordinar la formulación del presupuesto o programa de del organismo, controlar y evaluar la ejecución de Propuesta de los programas. Para lo cual debe de establecer lineamientos generales para la formulación de los planes a largo y mediano plazo, elaborar o programar de acción inmediata, de corto plazo, de acuerdo con los objetivos previstos e indicar los resultados que se esperan alcanzar en un periodo determinado en función de los recursos financieros disponibles para pagar salarios, adquirir material y equipo, contrato del servicio, contratar obras y en general realizar múltiples transacciones con el sector privado.
Clasificado de partida presupuestaria
Se denomina clasificación presupuestaria a las diferentes formas de agrupar, componer y presentar los ingresos y gastos, con la finalidad de facilitar la toma de decisiones en todos los niveles de la gerencia y de mantener informada a la ciudadanía sobre el contenido y el alcance de la administración financiera.
Este código será igual para todas las dependencias que reporten al acueducto principal y puede ser el siguiente: 02 administración y finanzas, 04 operación y mantenimiento del acueducto y alcantarillado, el 05 comercialización, 10 gasto de personal, 20 materiales, servicio y reparaciones, 30 otros ingresos, 50 maquinaria.
Funciones
- Planificar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades de la dependencia a su cargo.
- Presentar cuenta de su gestión al director.
- Analizar, integrar en coordinación con las diferentes dependencias del organismo, todo lo relativo al anteproyecto y proyecto de presupuesto o programa.
- Asesorar a las unidades del acueducto en la formulación y el control de sus presupuestos.
- Recibir, revisar, analizar, codificar y registrar los movimientos presupuestarios.
- Certificar la existencia y la suficiencia de la disponibilidad presupuestaria de aquellos programas, sub-programas o partidas sometidas al control previo de la división.
- Preparar a solicitudes informes de especiales de la ejecución presupuestaria.
Departamento de contraloría
Responsabilidad
Esta gerencia, dependiendo como sea la organización, ya sea pública o privada, estará regida por procedimientos distintos. Si es privada la contraloría se realizará de acuerdos a las normas que tiene este tipo de empresa, pero si es pública se tiene que regir por las leyes y reglamentos que tiene la república.
Entre las funciones que se van a redactar hay ejecuciones que tiene que hacerse ya sea pública o privada, y otras que son de acuerdo a las leyes nacionales, pero estas dependen de cada nación. Además ha de asesorar al directorio y a la presidencia del organismo en todo lo relacionado con la aplicación de políticas administrativa, financiera y contable
Funciones
- Vigilar que los recursos económicos con los que disponga el Organismo se realice bajo los principios de eficiencia, eficacia, economía, transparencia y honradez
- Velar por el fiel cumplimiento de leyes, estatutos, reglamentos, circulares, decretos, normas, y otros vigentes a objeto de lograr una mayor eficiencia administrativa a objeto de lograr una mayor eficiencia administrativa en todos los niveles de la organización
- Comunicar al Director General irregularidades que cometan los servidores públicos del Organismo en el desarrollo de sus funciones, cuando estos se encuentran tipificados como delitos en la legislación penal y administrativa correspondiente
- Vigilar que el Organismo cuente con presupuesto aprobado por su Junta directiva.
- Verificar la ejecución presupuestaria de las partidas que resulte insuficiente
- Vigilar que la administración de los recursos se realice de acuerdo a lo que disponga la ley, los programas y presupuestos aprobados
- Verificar el complemento de las normas al de adquisición de bienes y en la contratación de obras
- Comprueba que toman de tramitación estar debidamente respaldada con los documentos de la contratación
- Analizar con el director la problemática de lo red de reparo de auditoría y la implementación de un sistema de control interno
- Formular el presupuesto de su dependencia y velar porque la ejecución se realice de conforme a lo programado
- Vigilar que los contratos y convenios, o pedidos que deba realizar el Organismo en materia de obra pública y servicios relacionados con los bienes de éste, se ajusten a la legislación aplicable.
- Requerir a los órganos y áreas de apoyo del Organismo los informes, datos, expedientes y documentos, necesarios para el cumplimiento de las atribuciones, funciones y despacho de sus asuntos.
- Dar seguimiento a las observaciones y recomendaciones que formule el Órgano de Fiscalización Superior de la nación, verificando que los órganos administrativos presenten la información requerida y atiendan las recomendaciones de su competencia
- Recibir e investigar, quejas y denuncias de los usuarios y servidores públicos del Organismo, por violaciones o incumplimiento a la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y dándole seguimiento hasta su resolución.
- Participar en la entrega-recepción de las áreas administrativas del Organismo.
- Emitir observaciones y/o recomendaciones al Director General sobre prácticas administrativas que redundan en perjuicio del objeto y servicio que presta el Organismo.
- Verificar que los servidores públicos obligados, presenten con oportunidad y veracidad su declaración de situación patrimonial, dentro de los plazos establecidos en la ley, determinar las responsabilidades y proponer al Director General las sanciones que correspondan.
- Atribuciones en el ámbito de su competencia, le sean encomendadas por el Director General, así como las que le confieran las disposiciones legales, administrativas y reglamentarias existente
- Autorizar la venta de activos junto con la Dirección General, gerencia de mantenimiento y el departamento Jurídico
Departamento de relaciones públicas
Responsabilidad
Actuar con los medios de comunicación para llevar adelante la política del organismo ante la promulgación de campañas, a través de la radio, prensa, televisión y redes sociales, con la finalidad de crear conciencia en la colectividad de que el agua es un elemento vital cuyo costo de producción es muy elevado y por lo tanto se debe cancelar correctamente.
Funciones
- Planificar, coordinar y dirigir que el sistema de información de acuerdo a la directriz hermanadas por la Dirección General.
- Culminar preparar y dirigir la información a los medios.
- Implementación de la nueva tarifa y cualquiera otra actividad que este precedente de este organismo en la que labora distribuir o boletines de información.
- Mantener relaciones con las empresas público o privado el cual proyectar la imagen del organismo.
Departamento de Consultoría Jurídica
Responsabilidad
Asesorar jurídicamente a todas las dependencias del organismo, ejercer la representación jurídica en acciones legales y jurídicas que haya lugar.
Funciones
- Presentar cuenta de su programación al director general.
- Ejercer asesoría jurídica del sistema.
- Ejercer la representación jurídica del acueducto por delegación, sustitución o poder.
- Tramitar y resolver toda la reclamación en venta civiles, mercantiles, de tránsito. ambiental, laborales y penales a que haya lugar y resolver sobre las consultas legales que se realizan en el en el acueducto.
- Actuar como elemento de enlace en aquellos casos que el acueducto haya otorgado poder para tercero, reparar para representarlo jurídicamente.
- Conocer lo referente a contrato que realice el acueducto.
- Asesorar a la oficina de personal en lo relativo a lo contrato y situación de tipo laboral de puedan derivarse de la contratación del personal.
- Realizar todos los trámites jurídicos y actuaciones judiciales en las diversas demandas en contra del organismo.
- Evaluar sobre consulta sobre caso legales planteados con el objetivo de unir unificar criterios.
- Formular el presupuesto de la unidad que se realice conforme a lo programado.
- Mantener al día lo relativo a leyes, reglamentos, normas, decretos y disposiciones legales que guarden relación con la función y objetivos del este Acueducto.
Departamento de acueductos menores
Responsabilidad
Esta gerencia tiene funciones de tener bajo su control los acueductos de 5.000 hasta 100.000 habitantes con las dependencias necesarias para su buen funcionamiento.
Funciones
- Coordinar con la gerencia general la situación de estos acueductos.
- Coordinar los subsidios del gobierno para el fortalecimiento de acueducto y cloacas.
- Coordinar con las direcciones de proyectos la ejecución de los sistemas de acueducto, cloacas a fin de determinar las ampliación y remodelación o sustitución de la existente.
- Coordinar con dirección de Mantenimiento la ejecución el mantenimiento de los servicios de estos acueductos.
- Coordinar con la dirección de técnica la inspección de obras asignada tanto por esta Dirección como otros organismos estatales o nacionales.
- Programar y mantener actualizados un censo de necesidades prioritarias que los sistemas de acueducto y cloacas, presentando soluciones a corto y largo plazo.
- Evaluar los costos de alternativas de operación y mantenimiento para utilización de las instalaciones de los acueductos.
- Preparar las recomendaciones necesarias sobre la forma de tomar medidas correctivas, en lo relativo a las posibles desviaciones que se pudiera presentar en la ejecución situación de los programas de trabajo.
- Programar junto con la Dirección técnica la posibilidad de tratamiento de las aguas servidas.
- Mantener una buena relación entre el administrador y la comunidad ya que es necesario para establecer objetivos correctos y logrables.
- Cada gerente de acueducto debe definir un tiempo específico para lograr un objetivo. Esta manera de proceder permitirá conocer siempre si se están haciendo buenos programas o si por el contrario se está fallando.
- Se recomienda dar curso de adiestramiento a los empleados que preste atención al público; de la actuación de ellos depende una buena relación con la comunidad.
- Se recomienda que el administrador sea un líder de la comunidad o sea que tenga capacidad, proyección y habilidad para solucionar los problemas planteado.
Departamento de Informática
Responsabilidad
Planificar, dirigir, coordinar y ejecutar el procedimiento, mediante el uso de equipos y sistemas de computación de los sistemas administrativos, comerciales y técnicos en el sistema del acueducto.
Funciones
- Dar cuenta a la dirección general de las funciones de cada departamento.
- Implementar un sistema integral de información y de nuevas aplicaciones en el campo de procesamiento de datos.
- Velar por el buen funcionamiento y eficiente empleo de los equipos de procesamiento de datos del acueducto y así evitar el colapso.
- Analizar y elaborar, proponer e implementar un plan anual de mantenimiento y mejora del sistema.
- Velar porque el procesamiento electrónico de información y reporte se mantenga en un nivel de calidad óptima.
- Mantener y controlar la buena marcha de las comunicaciones de los distintos equipos que se han instalado para su comunicación (Llaves, Medición, plantas, bombeo).
- Mantener y controlar el buen funcionamiento de los equipos y sistema en los programas instalados para la atención al público.
Departamento de equipamiento de barrios
Responsabilidad
Velar porque los servicios de acueducto y cloacas que tenga un barrio sean de óptima calidad, adscritos a la comunidad en relación a estos servicios.
Funciones
- Programar, dirigir, coordinar y evaluar las actividades a su cargo.
- Presentar cuenta de su actividad al director general del acueducto.
- Formular el anteproyecto de presupuesto de la unidad en barrios que se van a ejecutar y su ejecución se realice de acuerdo a lo aprobado.
- Coordinación de la oficina de planificación de desarrollo sectorial la elaboración de memoria y cuenta del acueducto en un área específica.
- Programar junto con otro organismo público y privado la implementación de proyectos de infraestructura social.
- Programar junto con lo demás direcciones la factibilidad de dotación de servicios en la zona marginal.
- Controlar la ejecución de obras de acueducto, cloacas y drenaje de la zona marginal de programas y coordinar con otros organismos del Estado la realización de charlas de saneamiento ambiental en la zona marginal.
- Participación en la comunidad en cuanto a lo programación de las obras.
- Realizar los planos de las obras de infraestructura sanitaria tanto contratado con la dirección General del acueducto como el realizado con la mano de obra comunitaria.
Dirección administrativa
Responsabilidad
Velar porque se realicen la actividades para el suministro de, materiales y financieros, a fin de que la dependencias adscritas a la dirección general puedan ejecutar los programas formulado
Asesorará dirección general de programas en lo relativo a la operación de financiera, y ejecutar el plan de financiamiento derivado del presupuesto de ingreso y gasto
Funciones
- Coordinar, dirigir, controlar y evaluar las actividades de las dependencias a su cargo.
- Presentar cuenta de su gestión al director General.
- Fijar y hacer cumplir la política adquisiciones, suministro y pago de acuerdo a la norma del organismo.
- Coordinar conjuntamente con la oficina de personal, las políticas, programas, normas y procedimientos de personal, fijada por las máxima autoridades del organismo y velar porque se cumplan las misma.
- Verificar periódicamente si cada una de la unidad a su cargo, están convenientemente dotadas de personal y equipo para cumplir las funciones encomendadas, e informarlo al director general.
Departamento de Contabilidad
Responsabilidad
La contabilidad es la parte de las finanzas que estudia las distintas partidas que reflejan los movimientos económicos y financieros de una empresa o entidad.
Es una herramienta clave para conocer en qué situación y condiciones se encuentra una empresa y, con esta documentación, poder establecer las estrategias necesarias con el objeto de mejorar su rendimiento económico
Dentro de la contabilidad existen tanto elementos patrimoniales como estados financieros.
Los elementos patrimoniales son:
- Activo.
- Pasivo.
- Patrimonio neto.
Por su lado, los estados financieros son:
- Balance general o de situación.
- Cuenta de resultados o cuenta de pérdidas y ganancias.
- Estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo.
- Memoria.
Funciones
- Se encarga de llevar un registro contable cronológica por el bien, así como también mantener actualizado la contabilidad del acueducto.
- Elaborar el presupuesto de egresos conforme al marco legal establecido, así como vigilar que el mismo se ejerza de acuerdo a los parámetros autorizados y a las normativas vigentes.
- Revisar los distintos conceptos y montos que se adeuden a proveedores, contratistas y otros.
- Vigilar que los recursos autorizados a través de las diversas fuentes de financiamiento sean aplicados de conformidad con lo establecido en la normativa vigente.
- Integrar el Informe de avance de gestión financiera y cuenta pública para la presentación oportuna ante la Junta directiva.
- Informar a las aéreas responsables la metodología que se aplica para la elaboración de políticas de gastos y políticas de ingresos.
- Velar como agente de retención por el cumplimiento de las disposiciones establecida en las leyes de impuestos.
- Contabilizar las operaciones y transacciones que realice la empresa mediante el registro sistemático de las mismas.
- Guarda y custodia de las pólizas de ingresos y egresos generados por la operatividad.
- Verificar la recaudación con los soporte de ingresos.
- Codificar, verificar los documentos contable.
- Mantener la contabilidad de nota de débitos y créditos del estado financiero consolidado.
- Preparar asiento de ajuste y cierre del crédito y ganancia por venta de activo y la depreciación de los activos.
- Elaborar comprobante diario.
- Emitir trámite y controlar entrega de cheques.
- Recibir en custodia los fondo y valores y realizar los depósito bancario.
- Llevar control de cuenta bancaria, hacerlo con conciliación de mensualmente.
- Preparar informe de la disposición de bancaria ha llegado elabora el flujo o informe de carga, gestionará cobranza para preparar semanalmente en la situación sobre la deuda exigible.
- Guarda y custodia de los avances mensuales, trimestrales y anual de la cuenta pública.
Departamento de logística
Responsabilidad
Velar por el buen desarrollo de las actividades de suministro recurso material y financiero necesario para que las demás direcciones puedan ejecutar los programas formulados del acueducto. Velar por el fiel cumplimiento del contrato otorgado.
Funciones
- Autorizar la desincorporación de bienes muebles en este acueducto.
- Colaborar con la presidencia en la formulación de política financiera.
- Ordenar la elaboración de estatuto final del mercado financiero.
- Aprobar el programa de compra, almacenamiento, de suministro ante el director la presidencia.
- Autorizar, coordinar y dar curso a las licitaciones de compra de materiales y equipos para el buen funcionamiento de los acueductos.
- Planificar, programar los planes de desarrollo aprobados.
- Prepara y promover licitaciones para contratación de servicios.
- Programar y controlar la prestación del servicio de transporte requerida por unidades.
- Asignación de vehículos de acuerdo con la norma establecida, mantener operación del transporte del organismo.
Departamento de Caja
Responsabilidad
Emitir control de cheques referentes a solicitudes del pago o adquisición de bienes. Comprar según la norma o el procedimiento relativo al manejo del fondo rotativo el pago de los acreedores, preparar gasto de viático y de viaje de personal obrero, empleado a crédito a la dirección.
- Funciones
- Disponer del rédito actualizado sobre el movimiento a recaudar y pago y sobre la disponibilidad de activo, informar diariamente al jefe del departamento.
- Velar porque se confronte la recaudación diaria de taquilla con el informe de movimiento de taquilla elaborado por el departamento de sistematización.
- Ordenar la elaboración del balance diario de caja y las consignaciones y mantener conciliados lo depósitos bancarios.
- Informar diariamente a la Auditoria y a la división de sistematización sobre el dinero recaudado en taquillas y sobre el movimiento en caja.
- Informar semanalmente a la división de clientes y al departamento de cobranza sobre los pagos anulados por diferentes conceptos.
- Firmar las órdenes de pago y los cheques destinado al pago de salario.
- Velar por el buen funcionamiento y/o utilización de equipo y materiales a su cargo.
Departamento de adquisición y suministro
Responsabilidad
Velar por un óptimo sistema de adquisición y suministros, así como de bienes y servicios del acueducto.
Funciones
- Administrar eficientemente los recursos materiales, obtenidos por la empresa como ingresos propios con base a las normas, políticas y procedimientos establecidos.
- Tramitar todo lo relacionado con exoneración de gravamen de las compra e importaciones y de permisos de importación.
- Recibir, almacenar, conservar bien inmueble, material, equipo y artículo.
- Tramitar, dirigir, supervisar el proceso de adquisición en coordinación con los Órganos Administrativos bajo su adscripción, y la Dirección Jurídica conforme a las disposiciones legales y normativas aplicables.
- Conformar la nota de entrega, factura y copia del acta de las compras que ampara la compra recibida con la firma proveedora.
- Verificar que los bienes de la empresa se salvaguarden.
- Elaborar y administrar el control, registro y actualización permanente de los inventarios y resguardos de bienes muebles e inmuebles de la empresa.
- Efectuar los trámites con una compañía de seguros para contratar los seguros sobre la materia de transporte por la vía marítima y terrestre.
- Velar por porque el centro de procesamiento de datos toda la información permita mantener actualizado el inventario de material.
- Establecer y aplicar, con la aprobación de la Dirección Administrativa, las políticas, normas, lineamientos, sistemas y procedimientos para la organización y administración integral de los recursos materiales y servicios generales, de que disponga la empresa proveniente de Ingresos Propios.
Dirección de Recursos Humanos
Generalmente la función de los recursos humanos está compuesta por áreas tales como reclutamiento y selección, contratación, capacitación, administración o gestión del personal durante la permanencia en la empresa.
Funciones
- Aplicar las leyes, políticas y procedimientos que en materia de recursos humanos establezcan las Dependencias Normativas, así como la Dirección Administrativa.
- Elaborar y llevar el control del movimiento del personal tanto empleado y obrero.
- Mantener actualizado el seguro social, el pago de prestaciones.
- Promover los programas para la capacitación, adiestramiento y desarrollo del personal del Organismo.
- Mantener un servicio médico y sociales adecuado para los empleados de la empresa.
- Dar seguimiento al cumplimiento del Contrato Colectivo de Trabajo vigente, celebrado entre el Organismo y el Sindicato.
- Integrar y resguardar los expedientes del personal conforme a las políticas establecidas.
- Servir de enlace entre el sindicato único de empleados y la empresa, coordinar reclamaciones de problemas que se presenten.
- Elaborar todo lo relativo al pago de prestaciones sociales de personal obrero conforme a la contratación colectiva.
- Dar seguimiento al pago de aguinaldos correspondientes al personal.
- Actualizar e integrar los manuales administrativos del Organismo.
Departamento de relaciones Laborales
Funciones
- Coordinar y controlar las actividades inherentes a su cargo.
- Rendir cuenta de sus actividades al jefe superior.
- Estudiar, analizar y resolver problemas de tipo laboral presentado, tanto por los gremios sindicales, como por los obreros.
- Coordinar con las unidades involucradas lo concerniente a: deducción, pago del trienio, vacaciones, permiso remunerado, liquidación de jornales y otras asignaciones del personal obrero que se tenga en cada nación.
- Tramitar, Coordinar, con la representación sindical, lo concerniente a: reclasificaciones, transferencias, renuncias, eliminaciones, destituciones, enganches cuando así se requieran.
- Tramitar lo relativo a control de asistencias, permisos, renuncia, jubilaciones y en general los movimientos de incorporación, desincorporación y registro del personal cumplimiento del régimen contratación colectiva, manteniendo y aplicaciones del tabulador.
Departamento de servicio Social
Funciones
- Coordinar y controlar las actividades inherentes a su cargo.
- Rendir, analizar y tramitar el pago de prestaciones médicas y ayuda económica derivada de la aplicación del reglamento existente.
- Coordinar la ejecución de los programas de servicio social al personal adscrito del acueducto.
- Elaborar informes, socio-económicos, de acuerdo a los casos planteados por obrero y empleado.
- Coordinar con las instituciones médico-asistenciales, con las cuales el acueducto tenga contrato, la atención de los casos del personal.
- formular el anteproyecto de presupuesto de la unidad y velar por su eficiente ejecución.
Departamento de administración y valuación
Funciones
- Coordinar y controlar las actividades inherentes a su cargo.
- Rendir cuentas de sus actividades al jefe superior.
- Coordinar, controlar y evaluar el registro de elegible del acueducto a fin de mantenerlo actualizado.
- Tramitar la evaluación de eficiencia del personal del acueducto a fin de desarrollar un óptimo sistema de ascenso por escalafón de acuerdo a la leyes, reglamento y normas vigente en materia de personal.
- Controlar la ejecución de los programas de adiestramiento en coordinación con la dirección general de personal.
- Coordinar y evaluar los programas técnico-administrativo, control de riesgo y aspecto relacionado con higiene y seguridad industrial.
- Establecer y ampliar normas para protección de lo que los trabajadores, así cómo gestionar la adquisición de equipo de seguridad y velar por su uso efectivo
- Efectuar inspecciones periódicas a los sitios de trabajo y velar por el mantenimiento de adecuadas condiciones de higienes y seguridad industrial
- Mantener registro y estadísticas actualizadas sobre accidentes de trabajo, a fin de mejorar el sistema de seguridad industrial
- Formular el anteproyecto de presupuesto de la unidad, velar por su deficiente ejecución
Departamento de nóminas
Funciones
- Realizar el procesamiento de la nómina a través de sistema de Nóminas del personal de la Institución, así como el pago a los prestadores de servicios profesionales, de acuerdo al contrato respectivo.
- Procesar quincenalmente en el sistema de nóminas el pago de las prestaciones y descuentos establecidos en el Contrato Colectivo de Trabajo, así como las prestaciones institucionales a que tiene derecho cada trabajador.
- Supervisar la correcta elaboración y oportuno pago de impuestos ISR, Seguro social, Cotas Sindicales, Caja de ahorro.
- Realizar la elaboración y pago oportuno de personal que prestó sus servicios a la Institución.
- Realizar la elaboración de ingresos que ha tenido el empleado en el año para su declaración.
Dirección sistema comercial
Responsabilidad
De igual forma se debe de tener una oficina y un personal especializado que pueda revisar la ciudad de acuerdo a un cronograma de trabajo para detectar nuevos clientes, de igual forma debe haber una información entre los organismos que dan permiso de construcción y el área comercial para incluir a estos clientes en la facturación de acuerdo a la fecha de ocupación del inmueble por primera vez.
Una de las funciones principales de esta gerencia es el diseño de la tarifa para realizar este diseño. Está gerencia se tiene que coordinar con otra gerencia como la de presupuesto, mantenimiento y proyecto, para que informen y den las recomendaciones de que esta tenga el presupuesto. El precio del agua depende mucho de las normas y reglamentos que tiene cada nación y la forma en que se distribuye.
La nueva tarifa a cobrar se debe presentar a la dirección de la gerencia general, que la presentará a la junta directiva del organismo para su aprobación.
Departamento de registro de clientes
Responsabilidad
Es la unidad encargada de velar por que se realice la incorporación y registro de clientes de acuerdo con la norma establecida, con un alto grado de eficiencia para mantener actualizado el catastro.
El registro de cliente es muy importante tenerlo ubicado, ya que de lo contrario la verificación en el campo es bastante difícil. Para ello, en un plano digitalizado debemos dividir zonas, manzanas, rutas y puntos. Este plano se realiza antes de darle el código de registro al cliente, de igual forma se debe de tener un código de verificación de la cuenta.
Además, este departamento ha de saber físicamente donde está el medidor para, en caso de necesidad, de ir a cortar o reinstalar, facilitar esta operación.
Funciones
- Implementar un sistema de actualización de planos catastrales que incluye tanto información de campo como las modificaciones que pudieran existir.
- Coordinar e inspeccionar los trabajos realizados en la incorporación de nuevas tomas de catastro y emitir informe de las actualizaciones hechas a nivel de plano y de registro maestro.
Departamento de medición
Responsabilidad
Se encarga efectuar la lectura de medidores y verificar la exactitud de las mediciones, así como de los cambios de medidores que sean necesarios.
También hay que conocer los nuevos sistemas existentes en el mundo. Se puede decir que podemos colocar medidores que guarden la lectura mensual para saber el consumo promedio de esta vivienda o medidores que por vía electrónica dan la lectura a un centro de computación de forma instantánea.
Funciones
- Controlar y supervisar la lectura medidores, para asegurar la exactitud de la lectura y. puntualizar la toma de la misma.
- Presentar cuenta de su actividad al jefe superior.
- Ordena cambio de medidores por fugas o desperdicio de los mismo.
- Enviar y controlar la fiscalización de los trabajos por mantenimiento.
- Llevar el control y supervisión de cuadros relacionado con los cuadros relacionado con el promedio de lectura.
- Para garantizar el cobro justo del agua es necesario conocer con exactitud cuáles consumos reales del usuario.
- La lectura se hará con la frecuencia que se establezca y exijan las necesidades del servicio y se ajustaran al itinerario de lectura por lo ciclos o rutas de lectura.
- El centro de procesamiento de datos es responsable de registrar correctamente la lectura y los movimientos de cambio y actualización que se produzca durante todo el proceso de facturación.
- El supervisor de medición entrega los listados de lecturas a los lectores con los planos de ruta a leer.
- Los listados de lectura deben enviarse con la información completa y depurada a fin de reducir al mínimo los errores y rechazos en su procesamiento.
- Registrar en el computador la lectura de los medidores para su facturación.
- Controlar y supervisar los programas de corte de los clientes deudores.
- Distribuir, coordinar y supervisar los trabajos de tomas simple o compuestas.
- Controlar y supervisar la entrada y salida de trabajos realizados a solicitud de los clientes.
- Deben rotarse los lectores para las lecturas no se han promediado.
- Se debe motivar y entrenar a los lectores para que desempeñen sus labores en efectivamente.
- El sistema nos deberá dar la cantidad de inmueble por código, con su código catastral y dirección para verificar y corregir la situación dada por el lector.
Departamento de facturación
Responsabilidad
La gerencia comercial proveerá a través del departamento de facturación la tarifa vigente para cada uso. Por acueducto en lo que respecta a esta materia de tarifa plana, coordinar conjuntamente con cada uno de los acueductos. El acueducto debe enviar un listado de lectura para facturar los consumos reales de cada uno el usuario que se facturan por lectura.
Funciones
- Dirigir la atención, el estudio y la solución de las reclamaciones que los clientes presenten empresa.
- Establecer y mantener un sistema de efectivos para analizar los consumos de servicio de las instalaciones, con anterioridad a la facturación.
- Establecer controles a las facturaciones que se ordenan y velar porque se inicie oportunamente la facturación de las instalaciones nuevas.
- Velar por cumplimiento de las disposiciones y reglamentos vigentes para la prestación del servicio público.
- Mantener informado al jefe superior de la actividad desarrollada en el área a su cargo.
- Velar por el buen funcionamiento y la adecuada utilización del equipo y lo materiales de la dependencia a su cargo.
- Enviar de forma automática a los clientes que estén registrado en el acueducto por internet el consumo facturado y el monto de la factura.
- El departamento de informática enviará un listado de la deuda por zona y ruta para ver la morosidad y realizar los operativos que se ajusten a los requerimientos del acueducto.
Departamento de atención al público
Responsabilidad
Se encarga de realizar actividades inherentes a la atención de reclamo por facturación alta, pagos dobles, error en la lectura, errores de identificación, cobro en común, calidades de servicio y otros, y a su vez orienta al público en cuanto a las normas de servicio se refiere.
Funciones
- Brindar atención a los medios de comunicación.
- Coordinar la buena atención y comunicación a los usuarios vía telefónica, canalizar y verificar la atención de los asuntos derivados del programa de audiencia pública.
- Monitorear los programas radiofónicos de denuncias, así como a los noticieros de radio y televisión.
- Realizar responsablemente la difusión por medio de boletines informativos de las actividades y obras que realiza.
- Organizar las visitas de Obra o Conferencias con medios de comunicación.
- Asesorar al Director General del Sistema, en materia de difusión, radio, televisión, prensa escrita y redes sociales.
- Informar diariamente a la Gerencia General y Directores de la información emitida por los medios de comunicación.
- Establecer estrategias para atender, registrar, canalizar, dar seguimiento y respuesta a la demanda ciudadana de trámites y servicios que brinda este sistema operador.
- Implementar programas y proyectos que acerquen las acciones y servicios a la ciudadanía para atender sus peticiones.
- Brindar asesorías al público en general, a través de audiencias, que permitan la solución de problemas planteados por los solicitantes.
- Vigilar el cumplimiento del contrato que se celebren la empresa con otras entidades y que guarden, relación con la buena presentación de los servicios.
- Velar porque la aplicación de la tarifa establecida para los servicios que presta la empresa se ciñan a las disposiciones legales.
- Dispone de preparación y el desarrollo de programas y procedimientos para tramitación, revisión y control de instalaciones, lectura y revisión de consumo.
- Hacer que se mantenga registro de todas las instalaciones. incluyendo los datos que se requieran para el control de las mimas.
- Las demás atribuciones que en el ámbito de su competencia les sean encomendadas por el Director General, así como las que les confieran las disposiciones legales, administrativas y reglamentarias aplicables.
- Registrar y dar seguimiento a las denuncias anónimas del sistema telefónico de reclamos.
- Atender todo lo relacionado con el pago, retiro y reinstalación de servicio.
- Controlar el corte y reconexión de los servicios.
- Llevar control a las modificaciones que se realizan en la facturación.
- Llevar control sobre lo cambio de medidores y llevar su debido registra.
Departamento de alto consumidores
Responsabilidad
Este departamento podemos decir que es uno de los más importantes que tiene el acueducto, ya que representa un % muy alto de los ingresos. Se llama alto consumidores a los edificios si tienen un solo medidor para todo el edificio, la zona industrial y comerciales.
Funciones
- Tener registrado todos los altos consumidores.
- Revisar periódicamente el medidor y cambiarlo para su verificación.
- Tener la facturación al día.
- Verificar los pagos de estos clientes para que no aumente la deuda.
- Reportar al cliente la fecha de suspensión del servicio si no cancela la deuda.
- Reponer lo más rápidamente el medidor en caso de corte y el cliente saldó la deuda.
- Mantener en buen estado las instalaciones del medidor.
- Realizar gestión de cobranza de ser necesario.
Departamento de dependencia de gobierno
Responsabilidad
Este departamento tiene como responsabilidad tener registradas todas las dependencias del gobierno (edificio, plazas, colegios, zonas recreacionales) para notificar su deuda y hacer gestión de cobranza.
Funciones
- Tener registrado toda dependencia que dependen del gobierno nacional, estatal y municipal.
- Revisar periódicamente el medidor y cambiarlo para su verificación y ajuste.
- Tener la facturación al día.
- Verificar los pagos de estos clientes para que no aumente la deuda.
- Notificar al cliente la fecha de suspensión del servicio si no cancela la deuda.
- Reponer lo más rápidamente el medidor en caso de corte y el cliente saldó la deuda.
- Mantener en buen estado las instalaciones del medidor.
- Realizar gestión de cobranza de ser necesario.
Departamento de cobranzas
Responsabilidad
Esta unidad tiene como función primordial, planificar, coordinar y dirigir las actividades de notificación y de recaudación, a su vez realizar los programas y convenimientos de pago previamente acordados con el cliente moroso, así como también establecer los mecanismos necesarios de coordinación con organismos oficiales y privados para cumplir con eficiencia la gestión de cobro en dichas entidades.
Funciones
- Programar, coordinar, controlar las actividades a su cargo: corte, notificación.
- Rendir cuentas de su actividad e al director comercial.
- Coordinar y controlar los sistemas de procedimiento administrativo referentes a: emisión y reparto de facturas, control de cobranzas, suspensión de servicio por incumplimiento de pago.
- Coordinar y controlar la suspensión del servicio por morosidad de pago a los clientes previamente relacionados.
- Ordena y supervisar los programas de pago, previamente acordado con los clientes morosos.
- Recuperar las cuentas morosas por medio del Cobro Administrativo de la propiedad, el cual incluye: estudios de campo, notificación al propietario y preparación de Expediente del Título Ejecutivo para el Cobro Judicial.
Departamento de Corte y Conexiones
Responsabilidad
Es la unidad responsable de velar que se efectúen los cortes, las instalaciones, reinstalaciones o mantenimientos según sea el caso, en la medida que el cliente cumpla con la normas y procedimiento establecido en el acueducto.
Funciones
- Programar, coordinar y controlar las actividades inherentes a su cargo.
- Controlar supervisar la entrada y salida de trabajos realizados a solicitud de los clientes.
- Ejecutar con prontitud las ordenes de corte y reconexión del servicio.
- Mantener en buen estado todos los componentes del medidor.
- Verificar que no exista bote de agua después de su corte o instalación.
- Verificar la ubicación exacta del medidor a cortar o instalar.
- Se colocarán tapones especiales cuando se realice el corte.
Departamento de taller de medidor
Responsabilidad
Este departamento tiene la obligación de revisar los medidores que vienen del corte o por sustitución de ellos. Se deben de mantener los bancos de pruebas en buenas condiciones e informar a la gerencia para su registro de los medidores ingresados y los que salen.
Responsabilidad
- Programar, coordinar y controlar las actividades inherentes a su cargo.
- Controlar supervisar la entrada y salida de trabajos.
- Verificar que el medidor reparado cumpla las recomendaciones del fabricante.
- Tener los suficientes materiales en stop para todos los tipos de medidores.
- Realizar un presupuesto del material que están por debajo del stop fijado.
- Revisar con personal especializado los medidores electrónicos que se han instalados a grandes consumidores.
- Registrar los medidores dañados y arreglados en el sistema de computación del acueducto, que contenga tipo de medidor, diámetro, capacidad y serial.
Departamento de catastro
Responsabilidad
Mantener actualizado el registro catastral de todos los clientes de los acueductos.
Funciones
- Presentar cuenta al director de su gestión.
- Programar, ejecutar y supervisar las labores relacionadas con la actualización catastral de los servicios de agua potable.
- Investigar, inspeccionar, detectar y actualizar el catastro, mediante la inspección en el campo: nuevas urbanizaciones, fraccionamientos, nuevos ramales, pruebas de abastecimiento, cambios de tarifas, corrección en el número de medidor, verificación de pajas fraudulentas, cambio de nombre de propietario, cambio de servicio fijo a medido o viceversa.
- Actualizar en el Sistema Comercial Integrado, los nuevos datos detectados de los servicios revisados en el campo.
- Preparar, construir y dar mantenimiento a la base gráfica del Catastro de usuarios. Asimismo ha de confeccionar los planos de localización de las propiedades por manzana, sector y cantón para el uso e información de las demás áreas comerciales del acueducto.
- Monitorear el cumplimiento de las normas, políticas, procedimientos y estándares.
- Proponer y participar en el desarrollo de leyes, reglamentos, normas, estrategias, políticas, procedimientos y disposiciones técnicas y administrativas que regulen su campo de acción y velar porque se lleven a cabo.
- Relacionar los servicios de agua potable mediante el identificador único con la correspondiente parcela o predio que abastece el servicio.
- Preparar informes mensuales sobre la gestión.
- Ejercer cualesquiera otras funciones relacionadas con su objetivo general que le fuesen asignadas.
Referencias
- Manual de organización del INOS
- Curso sobre administración de acueducto CIDIAT
- Curso de administración pública Gobernación Lara
- Evolución histórica del agua potable y criterios actuales
- Ignacio Navarro: boletín técnico informativo.
- "Sistema comercial de organismos de agua potable. Organización y funcionamiento..."
- Guía N° 2 Costos y Tarifas municipios menores y zonas rurales
- https://www.cra.gov.co/seccion/guia-n-2-costos-y-tarifas.html
- Contabilidad
- Economipedia: contabilidad
- Sistema comercial de organismos de aguas potables
- IMTA
