Feliz día,
El mundo actual en el que vivimos exige que, profesionalmente, podamos conjugar una variedad de factores que persigan el fin último del éxito del proceso que queramos implementar. La filosofía LEAN SIX SIGMA (que es utilizada en muchas Compañías para la evaluación objetiva de procesos de trabajo) es una buena herramienta para llegar a ese objetivo.
Actualmente, las Compañías del sector del agua se enfrentan a líneas de producción y ejecución complejas. Por ello, solo el uso de un buen métrico adecuado, podrá garantizar y mejorar todos los elementos que se entrelazan entre sí, para llegar al contexto económico en el que nos movemos actualmente y que, en un sector tan especial como es el del agua, es ya una exigencia de calidad, una marca que nos identifica.
Hay buenas razones para ello: La necesidad de diversificar nuestro negocio, el tener que ser más eficientes en los procesos y en la organización, el fomentar la creatividad y las iniciativas entre los empleados o, por ejemplo, incrementar las sinergias de colaboración entre departamentos. De hecho, las razones son infinitas si las evaluamos desde un punto de vista local de cada empresa.
Solo el uso de un buen métrico adecuado, podrá garantizar y mejorar todos los elementos que se entrelazan entre sí
Los resultados son también muy interesantes: la transparencia de la conectividad que existe entre todos los proyectos que se ejecutan y su conexión directa o indirecta con el cliente, la eficiencia transversal que se obtiene cuando se analizan, miden y se mejoran procesos que llevaban mucho tiempo ejecutándose (y que se consideraban efectivos), la colaboración entre los empleados que participan en el proyecto de mejora continua (y que crea una red social colaborativa que beneficiará al negocio en el futuro), el impacto directo en el “Budget” de la compañía al establecer una serie de nuevos “savings” y “TLPI´s” o la participación del equipo directivo funcionando como “sponsor” en apoyo de la metodología y, también, en la toma finales de decisiones que después se definen en un impacto real y cuantitativo.
Esto último es interesante porque un estudio LSS puede cambiar incluso el estilo del “management” de la compañía y su visión sobre el “teamwork”; lo que puede llevar a promocionar nuevos puestos en función de los datos objetivos de las capacidades y talentos de sus empleados que han participado en dichos proyectos de mejora continuada.
Por lo tanto, viendo todos sus beneficios, ¿qué es Lean Six Sigma (LSS)?
Definámoslo de manera sencilla: Es una metodología que persigue la mejora continua de los procesos. Para ello se combinan dos estrategias que se citan en el propio nombre de la metodología:
La palabra “Lean”:
La podemos definir como la mejora de la tendencia actual evaluando que es lo que tiene un valor real en un proceso y que acciones futuras deben de integrarse en el mismo para desechar todo aquello que sea inservible y, como consecuencia directa, para implementar nuevos procesos que mejoren el resultado final que se busque.
La expresión “Six Sigma”:
Es la evaluación del proceso a través de la estadística, la matemática tangible en métricos para la reducción de las consecuencias negativas de un proceso. Estos métricos se establecen a través de una metodología denominada DMAIC (Definir - Define, Medir - Measure, Analizar - Analyze, Mejorar - Improve y Controlar - Control).
¿Cuál es el objetivo final de LSS aplicando la metodología DMAIC?
Alcanzar la satisfacción máxima del cliente que recibe el producto final (ya sea un producto físico o de ingeniería).
Veamos un ejemplo sencillo de la medición de un proceso aplicando la filosofía LSS usando DMAIC:
Nombre del proceso: BANCO DE PRUEBAS – TEST PLANT
Se aplica DMAIC para averiguar el proceso actual. Con los resultados obtenidos, se aplican las mejoras. Esas mejoras conducen al proceso anterior a una redefinición total del mismo en el que se han desechado la mayoría de las acciones por considerarlas erróneas o inservibles. A los actores implicados en el proceso, se les da nuevas acciones a ejecutar.
Este es el resultado del proceso mejorado paso a paso:
La mejora de la tendencia actual evaluando que es lo que tiene un valor real en un proceso y que acciones futuras deben de integrarse en el mismo para desechar todo aquello que sea inservible
Paso 1: El Comercial recibe el pedido.
Comprobar si en el pedido hay Puntos de Inspección y si los mismos especifican pruebas presenciadas de equipos (lo que exigiría el uso del Banco de Pruebas para cumplir con las certificaciones exigidas por el cliente).
Paso 2: Envío de datos entre departamentos.
Envío de petición de pruebas presenciadas al Departamento Técnico de la Compañía.
Para evitar la perdida o errores en la transmisión de datos de la prueba, se ha creado una plantilla en archivo Excel que debe ser enviada vía email.
El Departamento Técnico envía copia de la plantilla de solicitud de Pruebas al Jefe de Taller y al Jefe de Almacén.
El Departamento Técnico informa desde el principio a Taller y Almacén para que ellos empiecen a coordinar con el Comercial el envío de la mercancía. En la plantilla se debe de especificar la posible fecha de entrega de los equipos al almacén de las pruebas y quien será la Empresa Inspectora.
Paso 3: Contactar con la Empresa Inspectora
El Departamento Técnico contacta con la Empresa Inspectora para fijar el día de las pruebas. En este punto hay que especificar que es la Empresa Inspectora quien primero facilita los días libres de que disponen para hacer la inspección y después el Departamento Técnico coordina con el Taller y el Almacén los días para la inspección.
Paso 4: Notificación de los días de las pruebas.
Se notificará vía email al Comercial, Jefe de Taller y Jefe de Almacén.
El comercial, bajo la autorización del Jefe de Almacén, envía el material al almacén correspondiente donde exista un banco de Pruebas homologado y con todos sus elementos calibrados y certificados. Debe de enviarse y estar en el almacén pocos días antes del día de comienzo de las pruebas.
Por otro lado el Técnico del banco de pruebas prepara con el Jefe de Taller la disponibilidad de, como mínimo, un mecánico que le ayude a hacer las pruebas (el mecánico se encargara de labores como conexión eléctrica de los equipos, encendido de Puesto de Mando y Cuadros, Instalación de los equipos en los accesorios del Banco de Pruebas etc...)
Paso 5: Inspección y Pruebas
El Departamento Técnico hace las pruebas en la fecha establecida con la Empresa Inspectora.
El Técnico del banco de pruebas enviará las pruebas presénciales selladas por él mismo y por el Inspector. También se troquelarán las placas de identificación de los equipos probados en Banco.
Un beneficio: la transparencia de la conectividad que existe entre todos los proyectos que se ejecutan y su conexión directa o indirecta con el cliente
En caso de que la inspección encuentre anomalías en la pintura, cableado, embalaje o no tenga aún en sus manos el dossier de calidad de los equipos, el Departamento Técnico informará de estas anomalías a corregir al Comercial cuando envíe vía email las pruebas selladas. En este caso, el Comercial y el Jefe de Taller coordinarán los trabajos a realizar y, al terminar los mismos, el Jefe de Taller informará al Jefe de Almacén para enviar los equipos a la obra del cliente.
En caso de que no haya ninguna anomalía, el Departamento Técnico enviará las pruebas firmadas por la Empresa Inspectora al Comercial con copia al Jefe de Almacén y Jefe de Taller, recordando de la necesidad de retirar cuanto antes los equipos.
En el caso del ejemplo que nos ocupa, las mejoras fueron muy relevantes:
- Evitar un stock largo en almacén de equipos bajo prueba.
- Evitar retrasos en la entrega.
- Una efectiva corrección de anomalías que se hayan encontrado en las pruebas.
- Mejora en la comunicación de todos los actores implicados en las Pruebas.
- Satisfacción del Cliente
- Entrega de un producto de calidad.
Sirva este ejemplo sencillo, para explicar el impacto positivo que la filosofía LSS puede tener en un proceso integrado de cualquier compañía. De nuevo, como profesionales del agua, debemos de esforzarnos por la búsqueda continua de mejoras.
Un afectuoso saludo
Enrique Castellanos Rodrigo
