Sin ningún género de dudas la pandemia provocada por el COVID 19 ha dado lugar a la mayor crisis sanitaria en un siglo, y ha cambiado nuestro modo de vida a todos los niveles.
Esto ha supuesto un enorme desafío para todos los países, sus ciudadanos y su tejido empresarial.
En particular, las empresas han tenido que cambiar sobre la marcha su forma de trabajar, unas estableciendo turnos que permitan que sus trabajadores desempeñen sus funciones con las suficientes garantías de seguridad, y otras implementando casi en tiempo real medidas para que sus empleados puedan trabajar desde casa sin que esto suponga un frenazo a la actividad de la empresa.
Análisis de la situación en el Grupo INCLAM
Un Grupo como INCLAM tiene que estar siempre al día del contexto socio económico en todos sus mercados, prevenido para poder adaptarse o adelantarse a los posibles cambios o efectos exteriores que puedan afectar al desarrollo de su actividad. La experiencia en la ejecución de proyectos bajo circunstancias complejas o en territorios con mayor exposición al riesgo, nos ha llevado a aprender mucho por el camino. Estas lecciones se han dado tanto en el desarrollo de los proyectos, como en el mantenimiento de infraestructuras y unos servicios que nos permitan cumplir con éxito los objetivos planteados.
El caso de la pandemia ha sido un nuevo reto para la compañía, que ha seguido muy de cerca los acontecimientos. Ya en la semana previa a la declaración del estado de alarma por parte del Gobierno de España se comenzó a hacer un rápido balance de la situación, evaluando los recursos disponibles y si era posible o no el mantenimiento del 100% de la actividad aplicando el teletrabajo.
La base para poder ofrecer una buena conexión de forma segura es tener una buena infraestructura que permita las conexiones a través de una red privada virtual (en adelante VPN); afortunadamente INCLAM dispone de este servicio ya desde 2015, lo que nos ha permitido ponerlo a prueba con la certeza de que funciona, lo que evitó la parte más ardua de buscar una solución para habilitar las conexiones.
Lo siguiente fue evaluar la capacidad de las líneas disponibles (el ancho de banda en definitiva) para intentar averiguar si resistirían tantas conexiones simultáneas sin perjudicar el normal funcionamiento. Para este fin ayudó también el anuncio de los principales operadores de telecomunicaciones de que, ante la probable avalancha de conexiones remotas, iban a reforzar sus líneas; incluso en el caso de los operadores de telefonía móvil, poniendo a disposición de las empresas conexiones de datos ilimitadas mientras dure esta situación.
Se hizo a continuación un estudio de cuál era el parque de ordenadores disponibles, e incluso si era posible dotar de conexión a Internet a aquellos empleados que no dispusieran de ella en sus domicilios.
El estudio determinó que la forma óptima de conexión era hacerlo por escritorio remoto a través de una VPN, posibilitando trabajar así directamente sobre sus equipos habituales. De esta forma se evita en un gran porcentaje el constante envío de información que podría suponer la saturación de las líneas, minimizando además el riesgo de pérdida de información al no salir esta de las instalaciones del Grupo.
Del estudio a la práctica: la implementación del teletrabajo
A pesar de este trabajo previo, como en casi todos los ámbitos de la sociedad los acontecimientos prácticamente nos atropellaron, lo que devino en que casi de un día para otro hubo que solventar la conexión en remoto de todos los empleados de la empresa.
Se tuvieron en cuenta todos los casos y ante cada situación concreta se propuso una solución, pero siempre con un mismo objetivo, dar el mejor servicio posible. Los usuarios con portátil de empresa simplemente se conectarían desde casa a través de un cliente VPN. Aquellos cuyo equipo profesional fuese un sobremesa o una estación de trabajo se decidió que trabajasen desde su equipo personal conectándose a través de un escritorio remoto a su equipo de trabajo. Por supuesto a aquellas personas que no tenían equipo se les proporcionó uno del parque de portátiles disponibles. Y por último en caso de imposibilidad de llevar a cabo alguna de las opciones anteriores, se permitió, excepcionalmente, que se llevasen sus equipos a casa, intentando minimizar los riesgos de seguridad mediante nuestro antivirus corporativo.
Como ya se ha comentado antes, ante esta situación la prioridad ha sido asegurar la salud de todo el personal, a la vez que se intentaba garantizar la continuidad de la actividad del Grupo.
La implementación se fue haciendo por fases: en un primer momento las oficinas de Madrid, Valladolid y Barcelona, y a continuación Zaragoza; el resto de sucursales en otros países se fueron sumando según iba evolucionando la pandemia en cada localización, pero tras la configuración general de la infraestructura en las oficinas centrales, todo resultó más sencillo. Mención aparte merece el caso de Perú, dado que se decretó el Estado de Emergencia un domingo con efecto inmediato el lunes, por lo que hubo el tiempo justo de reacción para que el personal recogiese sus equipos y material mientras desde España se procedía a la configuración de las conexiones.
Estadísticas
Tras mes y medio ya de confinamiento y teletrabajo podemos ver que, salvo pequeñas incidencias puntuales, la productividad del Grupo se ha mantenido prácticamente al mismo nivel que en circunstancias normales, sin que se haya producido ninguna incidencia notable derivada de la infraestructura.
Cabe destacar que una infraestructura que tenía de media diez, quince usuarios concurrentes, viene ahora soportando de media más de 80 conexiones simultáneas sin mayores problemas.
Respecto al ancho de banda utilizado, se ha observado por supuesto una mayor carga, con algunos picos bastante destacados como podemos ver en la gráfica, pero en ningún momento se ha sobrecargado, ni siquiera en las horas punta en que coinciden las últimas horas de la jornada laboral en España con las primeras en Latinoamérica.
Como último dato curioso, durante esta cuarentena por nuestro Centro de Procesamiento de Datos (CPD) se han gestionado casi 30TB de información de entrada y alrededor de la mitad de salida, lo que refleja el uso intensivo de la red.
Conclusiones
Como todos los momentos críticos en la vida, esta crisis nos debe servir para sacar conclusiones y aprender de cara al futuro, de los aciertos y también de los errores:
- Realizar una buena inversión en la infraestructura, en tener buenos sistemas y trabajar adecuadamente en su mantenimiento es lo que nos está permitiendo superar con el menor coste posible para el Grupo esta pandemia. El coste de una buena infraestructura debe verse como una inversión, y no como un gasto.
- En este sentido, tener una infraestructura VPN ya montada y estable ha permitido que desde el primer día de teletrabajo cada usuario haya podido trabajar como si estuviera en su puesto de trabajo en la oficina.
- En los momentos más difíciles, cuando la profesionalidad y el compromiso con el trabajo se ponen encima de la mesa, el trabajo de los técnicos de Sistemas de cualquier empresa es esencial para cualquier consultora.
- Otras conclusiones que nos deja la pandemia son, en primer lugar, que sí es posible trabajar desde casa; pero también, en segundo lugar, que las empresas debemos seguir profundizando en la previsión (y provisión) de medios que nos permitan encarar futuras situaciones excepcionales, elaborando a tal efecto planes de contingencia.
- El éxito del trabajo desde casa en unas circunstancias tan extremas demuestra que el teletrabajo ha llegado para quedarse, y las empresas debemos profundizar en mejorar y facilitar la movilidad del personal.
- El teletrabajo es un reto para la seguridad de las redes profesionales, que deben adaptarse a esta nueva realidad para hacer compatible el trabajo desde casa con la seguridad, integridad e inviolabilidad de los datos.
- Y por supuesto todo esto no habría sido posible sin la colaboración, la buena disposición y el compromiso de todos y cada uno de los integrantes de la familia INCLAM. Porque de esta, ya sea en las empresas o en la vida personal, solo podremos salir todos juntos.
