Para contar lo que ha supuesto la evolución de la digitalización de accesos en estos últimos años, qué mejor que preguntar a los que han sido testigos de estos cambios en ambos lados: nuestros trabajadores.
Un poco de contexto
Antes de nada, para el que no conozca Locken y su solución inteligente de accesos a infraestructuras (esperemos que seáis muy pocos), os vamos a explicar muy brevemente en qué consiste, para que no os perdáis cuando hablemos de llaves, cilindros y permisos.
Las piezas claves son tres:
- La llave (una por trabajador). Se usa para abrir (como todas), pero además almacena la información de los permisos sobre dónde puede entrar y dónde no puede entrar.
- El cilindro (donde se mete la llave), que se abrirá o no en función de si la llave que introducimos tiene permiso de acceso. Como no necesita conexión eléctrica ni de comunicaciones, puede estar en una puerta, un armario, un candado, etc.
- El software, con el que podemos asignar qué llave abre qué cilindro y en qué condiciones. Dicho de otra manera, quién puede acceder a qué sitio y quién no. Además, se puede usar para ver todos los datos de acceso de cualquier trabajador (dónde, cuándo y durante cuanto tiempo), ya que quedan registrados tanto en la llave como en el cilindro.
Aunque esta manera tan simplificada de contarlo no haga justicia a toda la tecnología que hay detrás, en realidad uno de sus puntos fuertes es la simpleza de uso. Un usuario medio de una llave Locken poco más tiene que saber para poder usarla.
Y si quisiéramos simplificar aún más y resumirlo en una sola frase, podríamos decir que Locken digitaliza el acceso a las infraestructuras.
Cómo afecta la digitalización de accesos a una empresa
Quién mejor para contarnos los efectos que tienen en una empresa la digitalización de sus accesos que Miguel Fernández, que antes de trabajar con nosotros como Project Manager, trabajó en una empresa cliente, y vivió de primera mano el proceso de digitalización:
“Antes de entrar en Locken, experimenté de primera mano lo que supuso la introducción de la tecnología que digitalizaba el acceso a dichos emplazamientos y pude comprobar cómo cambió radicalmente la forma de trabajo para los afectados.
Entre los años 2006 y 2010, yo trabajaba de jefe de proyectos visitando, construyendo y reformando emplazamientos para una empresa de telecomunicaciones. Pero en 2006, los accesos a los emplazamientos se hacían con llaves mecánicas, no digitales, con los siguientes inconvenientes.
Algunos emplazamientos estaban amaestrados mecánicamente, y con una llave podíamos abrir todos los emplazamientos de una región, pero en ocasiones solamente se había amaestrado el acceso perimetral, dejando el acceso a la caseta de intemperie sin amaestrar. Esto se hacía porque la llave estaba en poder de muchísima gente, y el operador no quería que cualquier persona pudiese acceder a la caseta con los equipos y las baterías.
Miguel Fernández, Project Manager en Locken.
En otros emplazamientos significativos, no se había amaestrado ninguno de los puntos de acceso, ni perimetral ni de caseta. En los casos en los que necesitábamos conseguir un juego de llaves, no siempre se nos notificaba antes de realizar la visita (porque el operador suponía que el emplazamiento ya estaba amaestrado mecánicamente), y esto suponía un viaje en balde hasta el lugar. Cuando sí éramos notificados que necesitaríamos hacernos con un juego de llaves, el tedioso procedimiento era más o menos el siguiente:
Recuerdo viajar desde Zaragoza hasta los Centros PICI que la empresa de telecomunicaciones tiene en cada provincia para conseguir la o las llaves que me permitiesen acceder al emplazamiento que tenía que visitar. Allí, tenía que mostrar mi DNI para que comprobasen que estaba autorizado dentro de un documento, y debía firmar otro papel para registrar que yo era prestatario de uno de los juegos de llaves de acceso al emplazamiento.
Miguel Fernández: “Experimenté de primera mano lo que supuso la introducción de la tecnología que digitalizaba el acceso a dichos emplazamientos”
Una vez con las llaves en mi mano, el procedimiento de la compañía de telecomunicaciones me obligaba a enviar un SMS previamente a la realización del acceso, y otro cuando hubiese finalizado. De ese modo, podían registrar ellos la duración de mi intervención en el emplazamiento y contrastarla con cualquier otro dato que les llegase, como caídas de alimentación del emplazamiento, caídas de la cobertura o notificaciones de robo de material del emplazamiento.
Tan solo un año después, en 2007, la tecnología Locken comenzó a implantarse por parte del operador de telecomunicaciones a través de las empresas constructoras, como en la que yo estaba trabajando. Cada vez que hacíamos una reforma de un emplazamiento o cuando construíamos un emplazamiento nuevo, debíamos “lockenizar” el emplazamiento. La instalación de la tecnología Locken supuso un avance tan importante para el control de accesos de la empresa de telecomunicaciones, que hicieron verbo el hecho de que un emplazamiento estuviese equipado con candados y cilindros de Locken, y así se usaba por parte de las contratas y de la operadora.
Progresivamente, los desplazamientos para recoger llaves de acceso a emplazamientos comenzaron a reducirse, junto con el envío de los SMS, hasta que llegó un momento en el que, para acceder a un emplazamiento, tan solo tenías que comprar una llave Locken y pedir unos permisos iniciales que se te configuraban como usuario de esa llave Locken”.
Nosotros también hemos cambiado
Como todas las empresas, nosotros también hemos evolucionado en nuestros productos y servicios desde nuestra fundación en 2003. Y aunque siempre hemos estado a la vanguardia de la digitalización en nuestro sector, ni Locken, ni las empresas, ni la sociedad, eran entonces igual que hoy.
Théophile Croci, Service Desk Manager en Locken.
Théophile Croci, Service Desk Manager en Locken, en la parte del Soporte Técnico, y en constante contacto con los clientes, nos da un ejemplo de cómo han cambiado las bases de datos en las que se almacenan los permisos de acceso.“Hemos pasado de tener que configurar y parametrizar absolutamente todo manualmente en los inicios, a poder ofrecer que prácticamente todo esté automatizado en la base de datos de un cliente.
Hoy en día, casi cualquier dato presente en la base de datos de un cliente puede ser utilizado para determinar los permisos de acceso de un usuario. Las posibilidades de interacción entre los diferentes elementos son tales que podemos adaptarnos al organigrama y a las necesidades de prácticamente cualquier cliente.
A parte de esto, una vez que el sistema está montado y en funcionamiento, la carga de trabajo que supone el mantenimiento y la gestión de la base de datos es ridícula en comparación con la de hace unos años, pues todas las reglas y cálculos que determinan los permisos de acceso de los usuarios son parte de la propia base. De este modo, solo hay que crear el usuario, indicar las informaciones que requiera el cliente, y automáticamente se creará su credencial y se calculará el conjunto de permisos que le corresponden.
Théophile Croci: “Casi cualquier dato en la base de datos de un cliente puede ser utilizado para determinar los permisos de acceso de un usuario”
Todo ello supone un ahorro de tiempo colosal y una mejora en la seguridad y en la eficiencia muy importante si lo comparamos con los inicios del control de accesos y de la digitalización de las infraestructuras”.
Al hilo de lo que nos cuenta Theo, Diego Chicot, nuestro R&D Manager, nos cuenta su amplia experiencia (teniendo culpa de muchos de los avances) en la digitalización de nuestra solución:
“Desde que empecé a trabajar en Locken hace ocho años, el proceso de digitalización de Locken y sus clientes ha sido constante.
Al principio me sorprendió la cantidad de procesos manuales que tenía una solución digital como la de Locken. Teníamos unas llaves digitales que se manejaban con un software, pero prácticamente ahí acababa la parte digital.
La asignación de permisos a un usuario en muchos casos se hacía con una hoja Excel que rellenaba el usuario, que luego validaba el cliente y que luego procesaba Locken. Lo mismo para dar de alta llaves nuevas; o para consultar los datos y detectar mal uso de las llaves y actuar en consecuencia.
Locken ha ayudado a sus clientes a digitalizar muchos de esos procesos ofreciendo integraciones con los propios sistemas del cliente, o desarrollando nuevos sistemas para que todos los procesos sean lo más digitales posibles.
Diego Chicot, R&D Manager en Locken.
Y estamos hablando de la digitalización de todo el flujo de trabajo del cliente. Desde la creación de una orden de trabajo en el sistema del cliente, hasta la asignación de permisos al personal de la subcontrata cuando van a realizar el trabajo contratado. De esa forma, el cliente tiene total trazabilidad de los accesos y el personal involucrado en un trabajo.
Pero no han sido los clientes los únicos que se han digitalizado. Locken también lo ha hecho, especialmente en el departamento de desarrollo de software que yo dirijo. Locken pasó de hacer simples instalaciones de un software para la gestión de las llaves a desarrollar nuevos sistemas, aplicaciones móviles e integraciones. Ello nos obligó a mejorar nuestros entornos de desarrollo, test y producción para garantizar la calidad del software y su robustez.
Diego Chicot: “Desde que empecé a trabajar en Locken hace ocho años, el proceso de digitalización de Locken y sus clientes ha sido constante”
También hemos cambiado la arquitectura de nuestros sistemas para que sean más robustos, fiables y escalables. Son sistemas basados en microservicios y contenedores Docker, lo que nos permite monitorizar cada uno de los servicios y redimensionarlos en caso de necesidad fácilmente.
Por digitalizar… ¡hasta digitalizamos la apertura de la puerta de la oficina para poder hacerlo desde el ordenador!”.
Llevamos diecisiete años desde nuestra fundación y nunca hemos parado (ni pararemos) de aprender y mejorar.
Como comenta Diego, “Locken tiene muy claro que la digitalización de procesos es el camino a seguir y va a seguir ayudando a sus clientes a conseguirlo”.
